Perchè il sito

Scuola Secondaria di Primo Grado
Filippo Corridoni
dell'Istituto Comprensivo Livio Verni

Via Madonnina, 2
34070 Fogliano Redipuglia, GO, Italy
tel/fax: +39 0481 489181

 

NB: questo articolo è datato e riporta solo le riflessioni sull'uso del cms.

Credo possa essere utile,  per gli utenti web, pubblicare le riflessioni di chi gestisce questo sito.

Il compito
L’incarico affidato al sottoscritto in qualità di responsabile della rete d’istituto verteva sostanzialmente nell’individuazione e nello sviluppo di soluzioni informatiche di rete finalizzate all’attività collaborativa dei docenti ed all’avviamento di attività di archiviazione e catalogazione della documentazione amministrativa e didattica dell’Istituto Comprensivo.

Due sono stati i filoni di intervento dell’incaricato:

  • Costruzione di una soluzione informatica al fine di realizzare una rete di Comprensivo
  • Attribuzione ed attivazione di caselle di posta elettronica per il personale e per gli altri soggetti coinvolti nell’attività collegiale


Intranet d’Istituto
L’attività si interrelava strettamente con il progetto sviluppato assieme ad Insiel denominato Intranet d’Istituto, che aveva visto nel periodo precedente all’incarico al sottoscritto (ma con la partecipazione dello stesso) una intensa attività di progettazione e di collaborazione con l’azienda citata assieme ad un’altra decina di istituzioni scolastiche.
La soluzione proposta da Insiel è stata sottoposta a sperimentazione per un intero anno scolastico ed ha dimostrato sia punti di forza che elementi di criticità.
In sintesi ciò che va sottolineato è che la soluzione è sicuramente robusta ed articolata, soprattutto nella classificazione dei contenuti archiviati e nella possibilità di costituire gruppi di lavoro. Ma va anche evidenziato che il proficuo utilizzo della piattaforma presuppone una forte abitudine, per tutto il personale coinvolto, all’uso della rete e delle strumentazioni informatiche. In una situazione eterogenea come quella di un Istituto Comprensivo questo crediamo possa essere considerato un limite.
Notevoli sono state inoltre le difficoltà nell’attrezzare le tre scuole dell’infanzia di accesso alla rete, a causa delle carenti misure di sicurezza adottate nei locali ed ai conseguenti ripetuti furti subiti.
Va aggiunto che ormai da tempo l’Istituto si era dotato di un sito Internet, con lo scopo di rappresentare agli utenti la realtà dell’attività didattica in tutte le sue fasi. Nella proposta Insiel purtroppo non c’era la possibilità di una gestione automa e flessibile di questa presenza in rete, costringendo gli operatori scolastici ad un oneroso lavoro di ‘popolamento’ delle due realtà web.

Posta Elettronica
Contemporaneamente all’attività di sperimentazione si è provveduto a dotare tutti i docenti del Comprensivo Verni, tutto il personale ATA e tutti i genitori eletti nel Consiglio di Istituto, di una casella di posta elettronica del tipo nome.cognome @ comprensivoverni.it che utilizza un server POP3, e quindi facilmente consultabile sia via ‘webmail’ che configurando il proprio programma di posta elettronica. Le mailbox, data la presenza sul server prescelto di filtri antivirus ed antispam, sono state estese poi anche a gruppi selezionati di alunni consentendo in tal modo lo sviluppo di attività didattiche al riparo da sgradevoli e purtroppo noti attacchi. Oggi sui server del Comprensivo sono attive e funzionanti ben 190 caselle di posta elettronica. Le principali comunicazioni al personale vengono inviate dalla segreteria alle mailbox dei destinatari sia individualmente sia utilizzando liste di distribuzione dedicate. Attraverso il canale della posta elettronica sono state anche organizzate attività didattiche e collaborative come ad esempio la raccolta dei materiali per il periodico d’istituto denominato La Balena.

Comunicare in rete

Durante gli ultimi mesi è stata poi avviata una riflessione sull’articolazione degli strumenti di rete a disposizione di tutti gli operatori e gli utenti dell’Istituto Verni.

Le esperienze condotte sin qui evidenziano come la posta elettronica si sia rivelata uno strumento formidabile ed ormai indispensabile all’attività dell’istituto. Gli strumenti web tradizionali per la gestione del sito mostrano grande flessibilità nel design ma costringono un solo operatore a caricare i contenuti indispensabili, rallentando e talvolta rendendo inutile la pubblicazione on line di informazioni. L’utilizzo di un editor html e le operazioni di FTP restano prerogative specialistiche e la curva di apprendimento ancora troppo ripida. La separazione tra Intranet ed Extranet rendono ulteriormente complesso il lavoro e talvolta si crea confusione tra le funzioni dei due sistemi.

Il nuovo sito

La scelta è stata quindi quella di rivedere il sistema nel suo complesso. Non viene abbandonato il progetto Intranet d’Istituto, ma il suo pieno utilizzo viene rinviato ad una fase successiva.

Nel frattempo si è ritenuto di migrare il sito del Comprensivo su un CMS (Content Management System).

I vantaggi di questa opzione sono evidenti:

  • Il sistema consente di separare progettazione grafica da contenuti, è quindi relativamente semplice aggiornare il layout per adattarlo a sopravvenute esigenze
  • I contenuti sono inseriti in un database che resta di proprietà esclusiva del Comprensivo
  • Non c’è alcuna necessità, per chi deve inserire informazioni sul sito, di avere particolari conoscenze informatiche
  • E’ possibile aggiungere in qualsiasi momento nuove funzionalità al sito (calendari, sondaggi, forum, ecc….)
  • E’ possibile differenziare i privilegi d’accesso degli utilizzatori evitando in tal modo la costruzione di sistemi separati Intranet/Extranet
  • E’ possibile infine migrare con relativa semplicità presso altri provider, qualora il servizio non si rivelasse all’altezza delle necessità dell’istituto

Si trattava poi di decidere su quale piattaforma software orientarsi, sono stati analizzati vari CMS, installati e testati. Il primo è stato PHPnuke, poi PostNuke, Magnolia, ecc…
Per una lista aggiornata si può consultare il sito http://www.opensourcecms.com/.

Ovviamente sono state testate soprattutto piattaforme Open Source, ritenendole più adatte ad una realtà perennemente in difficoltà economiche come quella delle scuole di base. Alla fine dei test, quella che sembrava più rispondente ai criteri descritti era la piattaforma nota come Mambo CMS. Piattaforma scritta in PHP, basata su database MySql e completamente gratuita, con licenza GNU/GPL

La piattaforma (nota ora come Joomla!, perché lo staff degli sviluppatori si è staccato dalla casa produttrice originaria), consente una grande flessibilità di progettazione e di adattamento rispetto alle esigenze di realtà di dimensioni tutto sommato modeste come quella del nostro istituto, e la sua diffusione, così come il grande contributo di sviluppatori anche italiani, costituisce una garanzia di continuità.

Dopo i primi test si è provveduto ad installare tutto il software sul lato Linux del server che ci ospita e si sta provvedendo alla migrazione dei contenuti.
Ora disponiamo di un sistema completo, aggiornabile, personalizzabile, aperto e totalmente gratuito. I moduli ed i componenti a disposizione ci consentono di avere una grande quantità di funzioni utili a gestire un sistema di piccole dimensioni ma di una certa complessità come quello del nostro istituto.

Schema del motore software del sito



Oggi con Joomla!/Mambo abbiamo a nostra disposizione:

  • Diversi diritti d’accesso per gli utenti, per accedere a diversi contenuti
  • Help in linea (solo in Inglese per ora)
  • Meccanismo di ‘page caching’ per aumentare le prestazioni con tanto traffico
  • Gestione del ‘cestino’
  • Gestione dei media (immagini, documenti) caricamento e controllo
  • Programmazione della pubblicazione dei contenuti
  • Gestione degli RSS (raccolte di indici di notizie da altri siti)
  • Indirizzi ‘amichevoli’ per i motori di ricerca
  • Internazionalizzazione (traduzioni dell’interfaccia)
  • Macro linguaggio per i contenuti (mambots)
  • Sistema di amministrazione avanzato
  • Sistema di sviluppo di pacchetti aggiuntivi avanzato
  • Semplice sistema di costruzione  e sostituzione dei ‘template’
  • Gruppi gerarchici di utenti
  • Statistiche di base sugli utenti ed i visitatori
  • Supporto WYSIWYG per l’editing dei contenuti
  • Sondaggi
  • Sistema di valutazione dei contenuti eventualmente a disposizione degli utenti
  • Forum

Ed eventualmente in futuro anche:

  • Autenticazione LDAP
  • Profili utente estesi
  • Gallerie di media
  • Gestori di documenti
  • Calendari di eventi


L’interfaccia utente (GUI) è strutturata in due grandi blocchi:
Backend e Frontend, ci sono poi moduli e componenti, anche di terze parti, che consentono di espandere le potenzialità, più aventi ne descriveremo alcune.

Backend
Il sistema di amministrazione, quello che serve a costruire ed a gestire il sito e ad  aggiornare le sue funzionalità. Consente inoltre di stabilire quali utenti hanno accesso alle funzioni più avanzate, come ad esempio inserire documenti o notizie. Questa parte è accessibile solo a chi intenda assumersi il compito di amministratore

Backend – a disposizione degli amministratori del sito


Frontend
Il sito vero e proprio, che si presenta come un normale sito web al visitatore, e con un maggior numero di informazioni all’utente registrato, ma consente agli utenti con privilegi d’accesso particolari di scrivere articoli, pubblicarli, correggerli ed aggiornarli direttamente all’interno delle pagine!
L’organizzazione del Frontend è del tutto provvisoria, quella che si può vedere oggi on-line e solo la proposta del sottoscritto, che potrà essere in ogni momento modificata, anche radicalmente sulla base di una proposta progettuale formulata da un gruppo di lavoro appositamente costituito. Ogni notizia può essere reimpaginata per la stampa ed il suo link inviato via e-mail a qualsiasi indirizzo. Il sistema dispone anche di un piccolo motore per la produzione automatica di documenti *.pdf (il formato di Adobe Reader) che possono essere stampati oppure salvati su disco. Questi documenti, allo stato attuale non comprendono le immagini.

Frontend – come si presenta agli utenti



Editor WYSIWYG
L’editor WYSIWYG dei contenuti è sicuramente l’elemento che può rendere semplice e veloce l’aggiornamento dei contenuti del sito.
Permette di aggiornare i contenuti direttamente dalle pagine del sito. Una volta entrati come utenti registrati i redattori possono editare i contenuti direttamente sulle pagine del portale, ciccando semplicemente sull’apposita icona.

Sembra assai utile per una gestione decentrata ed a più mani delle informazioni da inserire, consentendo comunque all’amministratore un controllo centralizzato delle informazioni pubblicate o da pubblicare.


Frontend – come si presenta a chi inserisce contenuti
Si noti l’editor WYSIWYG con le icone tipiche di un programma di videoscrittura

Area Download
E’ stata inserita anche un’area specifica per la gestione dei documenti, accessibile sempre attraverso l’autenticazione degli utenti, utilizzando un componente sviluppato da un altro team (DOCMan Project), ma perfettamente compatibile con Joomla!/Mambo e gestibile dalla stessa interfaccia di amministrazione.

Area Dowload – come si presenta all’utente registrato


Gli utenti abilitati possono caricare documenti di qualsiasi tipo (testi, tabelle, grafici, immagini, ecc…) in cartelle dedicate, rendendo così estremamente semplice la condivisione dei documenti.

Forum
Come in tutti i sistemi di questo genere è stato messo a disposizione degli utenti un forum per le discussioni in rete, anche in questo caso si tratta di un componente di terze parti sviluppato specificamente per Joomla!/Mambo


Forum – la finestra del forum per gli utenti registrati


Abbiamo descritto soltanto le funzionalità principali, lasciando a visitatori ed utenti la possibilità di esplorare gli altri aspetti.

Oggi siamo in grado, in sintesi, di proporre ai docenti del comprensivo un sistema di funzionalità web completo, facilmente personalizzabile (praticamente da qualsiasi computer aggiornato), interamente indipendente dal sistema operativo utilizzato, protetto, flessibile ed aperto alle novità.

Sarà ora necessario provvedere alla progettazione di pochi ma indispensabili momenti formativi per far sì che un gruppo di docenti dei vari plessi, oltre a qualche dipendente della segreteria, sia in grado di inserire le notizie ed i documenti più importanti sul nuovo portale.

Immagine Coordinata
Si intende cogliere l’occasione per avanzare anche l’ipotesi di produrre, per il nostro Comprensivo, una serie di azioni per la realizzazione di un progetto tendente ad attivare un’immagine coordinata. Con tutta probabilità questo potrebbe aiutare tutti gli operatori a migliorare la comunicazione interna, ma soprattutto esterna, ed a incrementare il senso di appartenenza ad un’unica realtà professionale.

Già da diversi anni si è cercato di proporre, per tutte le comunicazioni un marchio unitario ed uno stesso stile, purtroppo gli sforzi progettuali, ancorché onerosi, si sono spesso rivelati scarsamente utili, viste soprattutto le difficoltà di organizzazione e di comunicazione tra i sette plessi coinvolti.
Ora con i nuovi strumenti, come il portale del comprensivo, è possibile mettere a disposizione di tutti: moduli, logotipi, marchi e regole da rispettare in modo che tutti possano adeguarsi e magari proporre soluzioni migliorative. Il sottoscritto propone l’uso di una carta intestata unitaria per tutte le comunicazioni. Magari in scala di grigi per le comunicazioni interne (al fine di consentire l’eventuale fotocopiatura), ed a colori (con carte intestate eventualmente prestampate) per le comunicazioni verso l’esterno.
Il marchio dovrebbe essere utilizzato in ogni comunicazione per far si che a tempi brevi possa quasi essere sufficiente per denotare una comunicazione dell’azienda Verni in ogni situazione.

 


Il responsabile della funzione strumentale

prof. Massimo Schiavo


PS: questo sito è stato costruito con Macintosh e gira su piattaforma Linux, non c'è nulla di Microsoft, ma è perfettamente compatibile con chi ci arriva da Windows!
Saluti a tutti